Det har inget med skärmskydd att göra: Neoxum kan redan nu e-faktura, XRechnung och ZUGFeRD!

av | okt 3, 2024 | Hållbarhet, Om oss

Det har inget med skärmskydd att göra: Neoxum kan redan nu e-fakturera!

E-fakturan i Tyskland: Nyckelfaktor för framtiden för digital fakturering

Världen av fakturering genomgår en digital omvandling som medför omfattande fördelar. En central del av denna omvandling är e-fakturan (elektronisk faktura), som stegvis införs i Tyskland. Målet med denna digitala innovation är att göra fakturahanteringsprocesserna mer effektiva, snabbare och mindre felbenägna. Företag står nu inför utmaningen att anpassa sig till denna förändring för att förbli konkurrenskraftiga. Detta blogginlägg behandlar införandet och varianterna av e-fakturan, dess struktur samt de praktiska användningsmöjligheterna inom företaget. Dessutom visas vilka viktiga steg företag som Neoxum GmbH tar för att kunna reagera tidigt på marknadsbehov.

Varianter av e-faktura: Ren XML-faktura och PDF med bifogad XML

En e-faktura kan finnas i olika format, varav två varianter är särskilt vanliga:

    1. Ren XML-faktura: Detta format består uteslutande av strukturerad XML-data. En XML-fil innehåller all relevant fakturainformation på ett sätt som möjliggör fullständig maskinell bearbetning. Det är en fil som är svår för människor att läsa. Fördelen med detta är att det är ett sökbart, strukturerat dataformat som är särskilt lämpligt för automatiserade bokföringsprocesser.
    2. PDF-fil med bifogad XML-fil: Detta ser ut som en klassisk PDF-faktura. Det speciella med detta format är dock att en XML-fil bifogas, som tillhandahåller maskinläsbara data. Denna "hybridfaktura" kombinerar fördelarna med en lättläst PDF-fil med den automatiserade bearbetbarheten hos XML-formatet. Detta erbjuder största flexibilitet, eftersom fakturamottagaren både kan använda PDF-vyn och bearbeta de maskinella data.

Strukturen för e-fakturan

Den elektroniska fakturan är inte bara en digital avbildning av den fysiska pappersfakturan. Den baseras på välstrukturerade format där datafälten är tydligt definierade. Detta möjliggör en smidig, automatiserad vidarebearbetning. Till de standardiserade uppgifterna som ingår hör bland annat:

      • Uppgifter om avsändaren (fakturautställare)
      • Mottagarinformation
      • Detaljer om fakturaposterna (som artikelbeskrivning, mängd, pris)
      • Betalningsvillkor
      • Skatteinformation (t.ex. moms, skattesatser)
      • Anmärkningar eller tilläggsinformation

Strukturen för e-fakturan baseras på internationella och europeiska standarder som möjliggör kompatibilitet och interoperabilitet mellan olika mjukvarusystem.

Exempel på en e-faktura: xml-struktur

Hur ser en sådan xml-fil ut? På webbplatsen https://www.e-rechnung-bund.de/standard-xrechnung-3-0-1/ finns nedladdningen av följande exempel på en e-faktura i xml-format:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
             xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
             xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
    <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
    <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
    <cbc:ID>123456XX</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2016-04-04</cbc:IssueDate>
    <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
    <cbc:Note>#ADU#Es gelten unsere Allgem. Geschäftsbedingungen, die Sie unter […] finden.</cbc:Note>
    <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
    <cbc:BuyerReference>04011000-12345-03</cbc:BuyerReference>
    <cac:AccountingSupplierParty>
        <cac:Party>
            <cbc:EndpointID schemeID="EM">seller@email.de</cbc:EndpointID>
            <cac:PartyName>
                <cbc:Name>[Seller trading name]</cbc:Name>
            </cac:PartyName>
            <cac:PostalAddress>
                <cbc:StreetName>[Seller address line 1]</cbc:StreetName>
                <cbc:CityName>[Seller city]</cbc:CityName>
                <cbc:PostalZone>12345</cbc:PostalZone>
                <cac:Country>
                    <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
                </cac:Country>
            </cac:PostalAddress>
            <cac:PartyTaxScheme>
                <cbc:CompanyID>DE 123456789</cbc:CompanyID>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:PartyTaxScheme>
            <cac:PartyLegalEntity>
                <cbc:RegistrationName>[Seller name]</cbc:RegistrationName>
                <cbc:CompanyID>[HRA-Eintrag]</cbc:CompanyID>
                <cbc:CompanyLegalForm>123/456/7890, HRA-Eintrag in […]</cbc:CompanyLegalForm>
            </cac:PartyLegalEntity>
            <cac:Contact>
                <cbc:Name>nicht vorhanden</cbc:Name>
                <cbc:Telephone>+49 1234-5678</cbc:Telephone>
                <cbc:ElectronicMail>seller@email.de</cbc:ElectronicMail>
            </cac:Contact>
        </cac:Party>
    </cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:AccountingCustomerParty>
        <cac:Party>
            <cbc:EndpointID schemeID="EM">buyer@info.de</cbc:EndpointID>
            <cac:PartyIdentification>
                <cbc:ID>[Buyer identifier]</cbc:ID>
            </cac:PartyIdentification>
            <cac:PostalAddress>
                <cbc:StreetName>[Buyer address line 1]</cbc:StreetName>
                <cbc:CityName>[Buyer city]</cbc:CityName>
                <cbc:PostalZone>12345</cbc:PostalZone>
                <cac:Country>
                    <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
                </cac:Country>
            </cac:PostalAddress>
            <cac:PartyLegalEntity>
                <cbc:RegistrationName>[Buyer name]</cbc:RegistrationName>
            </cac:PartyLegalEntity>
        </cac:Party>
    </cac:AccountingCustomerParty>
    <cac:PaymentMeans>
        <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
        <cac:PayeeFinancialAccount>
            <!-- dies ist eine nicht existerende aber valide IBAN als test dummy -->
            <cbc:ID>DE75512108001245126199</cbc:ID>
        </cac:PayeeFinancialAccount>
    </cac:PaymentMeans>
    <cac:PaymentTerms>
        <cbc:Note>Zahlbar sofort ohne Abzug.</cbc:Note>
    </cac:PaymentTerms>
    <cac:TaxTotal>
        <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">22.04</cbc:TaxAmount>
        <cac:TaxSubtotal>
            <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">314.86</cbc:TaxableAmount>
            <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">22.04</cbc:TaxAmount>
            <cac:TaxCategory>
                <cbc:ID>S</cbc:ID>
                <cbc:Percent>7</cbc:Percent>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:TaxCategory>
        </cac:TaxSubtotal>
    </cac:TaxTotal>
    <cac:LegalMonetaryTotal>
        <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">314.86</cbc:LineExtensionAmount>
        <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">314.86</cbc:TaxExclusiveAmount>
        <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">336.9</cbc:TaxInclusiveAmount>
        <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">336.9</cbc:PayableAmount>
    </cac:LegalMonetaryTotal>
    <cac:InvoiceLine>
        <cbc:ID>Zeitschrift [...]</cbc:ID>
        <cbc:Note>Die letzte Lieferung im Rahmen des abgerechneten Abonnements erfolgt in 12/2016 Lieferung erfolgt / erfolgte direkt vom Verlag</cbc:Note>
        <cbc:InvoicedQuantity unitCode="XPP">1</cbc:InvoicedQuantity>
        <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">288.79</cbc:LineExtensionAmount>
        <cac:InvoicePeriod>
            <cbc:StartDate>2016-01-01</cbc:StartDate>
            <cbc:EndDate>2016-12-31</cbc:EndDate>
        </cac:InvoicePeriod>
        <cac:OrderLineReference>
            <cbc:LineID>6171175.1</cbc:LineID>
        </cac:OrderLineReference>
        <cac:Item>
            <cbc:Description>Zeitschrift Inland</cbc:Description>
            <cbc:Name>Zeitschrift [...]</cbc:Name>
            <cac:SellersItemIdentification>
                <cbc:ID>246</cbc:ID>
            </cac:SellersItemIdentification>
            <cac:CommodityClassification>
                <cbc:ItemClassificationCode listID="IB">0721-880X</cbc:ItemClassificationCode>
            </cac:CommodityClassification>
            <cac:ClassifiedTaxCategory>
                <cbc:ID>S</cbc:ID>
                <cbc:Percent>7</cbc:Percent>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:ClassifiedTaxCategory>
        </cac:Item>
        <cac:Price>
            <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">288.79</cbc:PriceAmount>
        </cac:Price>
    </cac:InvoiceLine>
    <cac:InvoiceLine>
        <cbc:ID>Porto + Versandkosten</cbc:ID>
        <cbc:InvoicedQuantity unitCode="XPP">1</cbc:InvoicedQuantity>
        <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">26.07</cbc:LineExtensionAmount>
        <cac:Item>
            <cbc:Name>Porto + Versandkosten</cbc:Name>
            <cac:ClassifiedTaxCategory>
                <cbc:ID>S</cbc:ID>
                <cbc:Percent>7</cbc:Percent>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:ClassifiedTaxCategory>
        </cac:Item>
        <cac:Price>
            <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">26.07</cbc:PriceAmount>
        </cac:Price>
    </cac:InvoiceLine>
</ubl:Invoice>

Det blir tydligt att en xml-fil inte är läsbar utan djupgående kunskaper. Av denna anledning läses xml-filer i princip uteslutande av maskiner (datorer). Det finns dock några programvaruverktyg, såsom Quba Viewer, som gör xml-filerna för e-fakturor läsbara för människor.

XRechnung och ZUGFeRD: De etablerade formaten

I Tyskland har särskilt två format för e-fakturor slagit igenom: XRechnung och ZUGFeRD.

        • XRechnung är det föredragna formatet för den offentliga sektorn eftersom det uppfyller kraven i EU-direktiv 2014/55/EU. Det är ett rent XML-baserat format som är speciellt utformat för att möjliggöra helt automatiserad fakturabehandling.
        • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) erbjuder olika versioner, bland annat ZUGFeRD Basic, Comfort och Extended, som täcker olika komplexitetsnivåer av krav. Det speciella med ZUGFeRD är dess hybrida natur: det integrerar både XML-filen för maskinell bearbetning och en människoläsbar PDF-version av fakturan.

En elektronisk faktura (e-faktura) enligt EU-norm är en faktura som skapas, överförs och tas emot i ett strukturerat format för att möjliggöra en mediebrytningsfri automatisk och elektronisk bearbetning. Designad som ett semantiskt dataformat tillåter e-fakturan en mediebrytningsfri import av fakturadata i bearbetningssystem. Den baseras på ett strukturerat XML-format som främst är utformat för maskinläsbarhet. Med hjälp av visualiseringsprogram kan XML-datasetet göras läsbart för människor. Det finns olika standarder och specifikationer för elektronisk fakturering, såsom standarden XRechnung. XRechnung är en nationell anpassning av den europeiska normen EN 16931, en så kallad Core Invoice Usage Specification (CIUS). För att anpassa den europeiska standarden EN 16931 till landspecifika krav definierar varje medlemsland en egen CIUS. I Tyskland kallas den nationella anpassningen XRechnung och tjänar till enhetlig implementering av krav från offentliga uppdragsgivare på federal nivå samt i många delstater och kommuner.

E-faktura i företaget: Fördelar och lönsam användning

Övergången till e-fakturor är mer än bara en lagstadgad skyldighet. Den erbjuder många fördelar för företag, särskilt inom områdena effektivitet, kostnadsreduktion och transparens:

          1. Automatisering av processerna: Genom att använda strukturerad data som XML kan fakturahanteringen till stor del automatiseras. Detta minskar manuell datainmatning och de därmed förknippade felen. Överföring, bearbetning och arkivering av fakturor sker automatiskt och kan sömlöst integreras i befintliga ERP-system (Enterprise Resource Planning).
          2. Kostnadsbesparing: Minskningen av papper, porto och manuella aktiviteter leder till betydande besparingar. Dessutom bortfaller den tidskrävande arkiveringen av pappersdokument. e-fakturor kan sparas digitalt på ett utrymmeseffektivt och lagligt sätt. Enligt studier kan företag spara upp till 60 % av kostnaderna genom att övergå till elektroniska fakturor.
          3. Transparens och spårbarhet: E-fakturor erbjuder bättre spårbarhet och transparens i fakturakedjan. Genom digital lagring och bearbetning blir det lättare att följa arbetsflöden, vilket är särskilt fördelaktigt med tanke på revisioner och efterlevnadskrav.
          4. Hållbarhet: Att avstå från papper stöder företagens hållbarhetsmål. Detta leder inte bara till lägre kostnader för papper och utskrifter, utan också till mindre miljöpåverkan.

Neoxum GmbH: En pionjär inom e-fakturering

Sedan många år tillbaka avstår vi från pappersfakturor.

I många år har vi avstått från pappersfakturor både vid fakturautskick och vid mottagande av fakturor. Istället har vi i många år skickat PDF-fakturor till våra kunder och begärt att våra leverantörer och partners skickar fakturor i PDF-format. Således har vi i efterhand sparat många träd, avstått från pärmar och genomfört hela bokföringen digitalt. I många år har vi inte behövt skicka stora mängder pärmar och pappersdokument till vår revisionsbyrå för att upprätta bokföringen och årsredovisningen. Genom den digitala bokföringen sparar vi ordentligt med CO2!

Logisk konsekvens: Tidig införande av e-faktura

För att uppfylla kraven för modern fakturahantering har Neoxum GmbH tidigt anpassat sig till digitaliseringens behov. Från och med den 01.10.2024 kommer Neoxum att erbjuda e-fakturor enligt de senaste standarderna för formaten XRechnung och ZUGFeRD. Kunden har då friheten att välja mellan de nyaste eller, om så önskas, äldre versioner av formaten. Denna flexibilitet möjliggör för Neoxums kunder att utforma sina faktureringsprocesser effektivt och i enlighet med de operativa förutsättningarna.

Slutsats: Framtiden tillhör e-fakturan

Den elektroniska fakturan är en grundläggande komponent i digitaliseringen i Tyskland och Europa. Den påskyndar processer, minskar kostnader och möjliggör ett mer hållbart arbetssätt. Företag som tidigt övergår till elektronisk fakturering drar nytta av dessa fördelar och säkerställer att de uppfyller lagkraven. Neoxum GmbH visar genom sin vilja att tidigt uppfylla kraven för elektronisk fakturahantering att de är en pålitlig och modern partner för denna omställning. Dessutom har vi under många år agerat hållbart genom att avstå från pappersfakturor.

För företag av alla storlekar gäller: Ju tidigare de implementerar e-fakturan, desto mer drar de nytta av digitaliseringens konkurrensfördelar.

sv_SESwedish
de_DEGerman en_USEnglish it_ITItalian nl_NLDutch sv_SESwedish