Het heeft niets te maken met schermbescherming: Neoxum kan nu al e-factuur, XRechnung en ZUGFeRD!

door | okt 3, 2024 | Duurzaamheid, Over ons

Het heeft niets met schermbescherming te maken: Neoxum kan nu al e-facturen!

De e-factuur in Duitsland: Sleutelfactor voor de toekomst van digitale facturatie

De wereld van facturatie ondergaat een digitale transformatie die verstrekkende voordelen met zich meebrengt. Een centraal onderdeel van deze transformatie is de e-factuur (elektronische factuur), die in Duitsland stapsgewijs wordt ingevoerd. Het doel van deze digitale innovatie is om factuurverwerkingsprocessen efficiënter, sneller en minder foutgevoelig te maken. Bedrijven staan nu voor de uitdaging om zich op deze verandering in te laten, om concurrerend te blijven. Deze blogpost behandelt de introductie en varianten van de e-factuur, de structuur ervan en de praktische toepassingsmogelijkheden binnen het bedrijf. Daarnaast wordt aangetoond welke belangrijke stappen bedrijven zoals de Neoxum GmbH zetten om vroegtijdig op marktbehoeften te kunnen reageren.

Varianten van de e-factuur: Zuivere XML-factuur en PDF met aangehecht XML

Een e-factuur kan in verschillende formaten voorkomen, waarbij twee varianten bijzonder wijdverbreid zijn:

    1. Zuivere XML-factuur: Dit formaat bestaat uitsluitend uit gestructureerde XML-gegevens. Een XML-bestand bevat alle relevante factuurgegevens op een manier die volledige geautomatiseerde verwerking mogelijk maakt. Het gaat hierbij om een bestand dat moeilijk leesbaar is voor mensen. Het voordeel hiervan is dat het een doorzoekbaar, gestructureerd gegevensformaat is, dat met name geschikt is voor geautomatiseerde boekhoudprocessen.
    2. PDF-bestand met aangehecht XML-bestand: Hierbij gaat het visueel om een klassieke PDF-factuur. Het bijzondere aan dit formaat is echter dat er een XML-bestand wordt toegevoegd, dat de machinaal leesbare gegevens verstrekt. Deze “hybride factuur” combineert de voordelen van een gemakkelijk te lezen PDF-bestand met de geautomatiseerde verwerkbaarheid van het XML-formaat. Dit biedt de grootste flexibiliteit, omdat de ontvanger van de factuur zowel de PDF-weergave kan gebruiken als de machinale gegevens kan verwerken.

Structuur van de e-factuur

De e-factuur is niet alleen een digitale weergave van de fysieke papieren factuur. Ze is gebaseerd op goed gestructureerde formaten waarin de gegevensvelden duidelijk gedefinieerd zijn. Dit maakt een soepele, geautomatiseerde verdere verwerking mogelijk. Tot de gestandaardiseerde gegevens die erin zijn opgenomen, behoren onder andere:

      • Gegevens van de afzender (factuuruitsteller)
      • Ontvangerinformatie
      • Details van de factuurposten (zoals artikelbeschrijving, hoeveelheid, prijs)
      • Betalingsvoorwaarden
      • Belastinginformatie (bijv. btw, belastingtarieven)
      • Opmerkingen of aanvullende informatie

De structuur van de e-factuur is gebaseerd op internationale en Europese standaarden, die de compatibiliteit en interoperabiliteit tussen verschillende softwaresystemen mogelijk maken.

Voorbeeld van een e-factuur: xml-structuur

Hoe ziet zo'n xml-bestand eruit? Op de website https://www.e-rechnung-bund.de/standard-xrechnung-3-0-1/ is de download te vinden van het volgende voorbeeld van een e-factuur in xml-formaat:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
             xmlns:cac="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonAggregateComponents-2"
             xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
    <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
    <cbc:ProfileID>urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:01:1.0</cbc:ProfileID>
    <cbc:ID>123456XX</cbc:ID>
    <cbc:IssueDate>2016-04-04</cbc:IssueDate>
    <cbc:InvoiceTypeCode>380</cbc:InvoiceTypeCode>
    <cbc:Note>#ADU#Es gelten unsere Allgem. Geschäftsbedingungen, die Sie unter […] finden.</cbc:Note>
    <cbc:DocumentCurrencyCode>EUR</cbc:DocumentCurrencyCode>
    <cbc:BuyerReference>04011000-12345-03</cbc:BuyerReference>
    <cac:AccountingSupplierParty>
        <cac:Party>
            <cbc:EndpointID schemeID="EM">seller@email.de</cbc:EndpointID>
            <cac:PartyName>
                <cbc:Name>[Seller trading name]</cbc:Name>
            </cac:PartyName>
            <cac:PostalAddress>
                <cbc:StreetName>[Seller address line 1]</cbc:StreetName>
                <cbc:CityName>[Seller city]</cbc:CityName>
                <cbc:PostalZone>12345</cbc:PostalZone>
                <cac:Country>
                    <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
                </cac:Country>
            </cac:PostalAddress>
            <cac:PartyTaxScheme>
                <cbc:CompanyID>DE 123456789</cbc:CompanyID>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:PartyTaxScheme>
            <cac:PartyLegalEntity>
                <cbc:RegistrationName>[Seller name]</cbc:RegistrationName>
                <cbc:CompanyID>[HRA-Eintrag]</cbc:CompanyID>
                <cbc:CompanyLegalForm>123/456/7890, HRA-Eintrag in […]</cbc:CompanyLegalForm>
            </cac:PartyLegalEntity>
            <cac:Contact>
                <cbc:Name>nicht vorhanden</cbc:Name>
                <cbc:Telephone>+49 1234-5678</cbc:Telephone>
                <cbc:ElectronicMail>seller@email.de</cbc:ElectronicMail>
            </cac:Contact>
        </cac:Party>
    </cac:AccountingSupplierParty>
    <cac:AccountingCustomerParty>
        <cac:Party>
            <cbc:EndpointID schemeID="EM">buyer@info.de</cbc:EndpointID>
            <cac:PartyIdentification>
                <cbc:ID>[Buyer identifier]</cbc:ID>
            </cac:PartyIdentification>
            <cac:PostalAddress>
                <cbc:StreetName>[Buyer address line 1]</cbc:StreetName>
                <cbc:CityName>[Buyer city]</cbc:CityName>
                <cbc:PostalZone>12345</cbc:PostalZone>
                <cac:Country>
                    <cbc:IdentificationCode>DE</cbc:IdentificationCode>
                </cac:Country>
            </cac:PostalAddress>
            <cac:PartyLegalEntity>
                <cbc:RegistrationName>[Buyer name]</cbc:RegistrationName>
            </cac:PartyLegalEntity>
        </cac:Party>
    </cac:AccountingCustomerParty>
    <cac:PaymentMeans>
        <cbc:PaymentMeansCode>58</cbc:PaymentMeansCode>
        <cac:PayeeFinancialAccount>
            <!-- dies ist eine nicht existerende aber valide IBAN als test dummy -->
            <cbc:ID>DE75512108001245126199</cbc:ID>
        </cac:PayeeFinancialAccount>
    </cac:PaymentMeans>
    <cac:PaymentTerms>
        <cbc:Note>Zahlbar sofort ohne Abzug.</cbc:Note>
    </cac:PaymentTerms>
    <cac:TaxTotal>
        <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">22.04</cbc:TaxAmount>
        <cac:TaxSubtotal>
            <cbc:TaxableAmount currencyID="EUR">314.86</cbc:TaxableAmount>
            <cbc:TaxAmount currencyID="EUR">22.04</cbc:TaxAmount>
            <cac:TaxCategory>
                <cbc:ID>S</cbc:ID>
                <cbc:Percent>7</cbc:Percent>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:TaxCategory>
        </cac:TaxSubtotal>
    </cac:TaxTotal>
    <cac:LegalMonetaryTotal>
        <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">314.86</cbc:LineExtensionAmount>
        <cbc:TaxExclusiveAmount currencyID="EUR">314.86</cbc:TaxExclusiveAmount>
        <cbc:TaxInclusiveAmount currencyID="EUR">336.9</cbc:TaxInclusiveAmount>
        <cbc:PayableAmount currencyID="EUR">336.9</cbc:PayableAmount>
    </cac:LegalMonetaryTotal>
    <cac:InvoiceLine>
        <cbc:ID>Zeitschrift [...]</cbc:ID>
        <cbc:Note>Die letzte Lieferung im Rahmen des abgerechneten Abonnements erfolgt in 12/2016 Lieferung erfolgt / erfolgte direkt vom Verlag</cbc:Note>
        <cbc:InvoicedQuantity unitCode="XPP">1</cbc:InvoicedQuantity>
        <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">288.79</cbc:LineExtensionAmount>
        <cac:InvoicePeriod>
            <cbc:StartDate>2016-01-01</cbc:StartDate>
            <cbc:EndDate>2016-12-31</cbc:EndDate>
        </cac:InvoicePeriod>
        <cac:OrderLineReference>
            <cbc:LineID>6171175.1</cbc:LineID>
        </cac:OrderLineReference>
        <cac:Item>
            <cbc:Description>Zeitschrift Inland</cbc:Description>
            <cbc:Name>Zeitschrift [...]</cbc:Name>
            <cac:SellersItemIdentification>
                <cbc:ID>246</cbc:ID>
            </cac:SellersItemIdentification>
            <cac:CommodityClassification>
                <cbc:ItemClassificationCode listID="IB">0721-880X</cbc:ItemClassificationCode>
            </cac:CommodityClassification>
            <cac:ClassifiedTaxCategory>
                <cbc:ID>S</cbc:ID>
                <cbc:Percent>7</cbc:Percent>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:ClassifiedTaxCategory>
        </cac:Item>
        <cac:Price>
            <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">288.79</cbc:PriceAmount>
        </cac:Price>
    </cac:InvoiceLine>
    <cac:InvoiceLine>
        <cbc:ID>Porto + Versandkosten</cbc:ID>
        <cbc:InvoicedQuantity unitCode="XPP">1</cbc:InvoicedQuantity>
        <cbc:LineExtensionAmount currencyID="EUR">26.07</cbc:LineExtensionAmount>
        <cac:Item>
            <cbc:Name>Porto + Versandkosten</cbc:Name>
            <cac:ClassifiedTaxCategory>
                <cbc:ID>S</cbc:ID>
                <cbc:Percent>7</cbc:Percent>
                <cac:TaxScheme>
                    <cbc:ID>VAT</cbc:ID>
                </cac:TaxScheme>
            </cac:ClassifiedTaxCategory>
        </cac:Item>
        <cac:Price>
            <cbc:PriceAmount currencyID="EUR">26.07</cbc:PriceAmount>
        </cac:Price>
    </cac:InvoiceLine>
</ubl:Invoice>

Het wordt duidelijk dat een xml-bestand zonder diepgaande kennis niet leesbaar is. Om deze reden worden xml-bestanden in principe uitsluitend door machines (computers) gelezen. Er zijn echter enkele softwaretools, zoals bijvoorbeeld de Quba Viewer, die de xml-bestanden van e-facturen leesbaar maken voor mensen.

XRechnung en ZUGFeRD: De gevestigde formaten

In Duitsland hebben zich vooral twee formaten van de e-factuur gevestigd: XRechnung en ZUGFeRD.

        • XRechnung is het voorkeursformaat voor de publieke sector, omdat het voldoet aan de eisen van de EU-richtlijn 2014/55/EU. Het is een puur XML-gebaseerd formaat dat specifiek is ontworpen om volledig geautomatiseerde factuurverwerking mogelijk te maken.
        • ZUGFeRD (Zentrale User Gids van het Forum voor elektronische Rekeningen Duitsland) biedt verschillende versies, waaronder ZUGFeRD Basic, Comfort en Extended, die elk verschillende complexe vereisten dekken. Het bijzondere aan ZUGFeRD is zijn hybride aard: het integreert zowel het XML-bestand voor machineverwerking als een voor mensen leesbare PDF-versie van de factuur.

Een elektronische factuur (e-factuur) volgens de EU-norm is een factuur die in een gestructureerd formaat wordt opgesteld, elektronisch wordt verzonden en ontvangen om een naadloze automatische en elektronische verwerking mogelijk te maken. Als semantisch gegevensformaat ontworpen, maakt de e-factuur de naadloze import van factuurgegevens in verwerkingssystemen mogelijk. Ze is gebaseerd op een gestructureerd XML-formaat, dat primair is ontworpen voor machineleesbaarheid. Met behulp van visualisatieprogramma's kan de XML-dataset leesbaar worden gemaakt voor mensen. Er bestaan verschillende standaarden en specificaties voor elektronische facturering, zoals de standaard XRechnung. XRechnung is een nationale aanpassing van de Europese norm EN 16931, een zogenaamde Core Invoice Usage Specification (CIUS). Om de Europese norm EN 16931 aan te passen aan landenspecifieke eisen, definieert elk lidstaat een eigen CIUS. In Duitsland wordt de nationale aanpassing XRechnung genoemd en dient deze voor de uniforme implementatie van de eisen van openbare opdrachtgevers op federaal niveau en in veel deelstaten en gemeenten.

E-factuur in het bedrijf: Voordelen en winstgevend gebruik

De overstap naar e-facturen is meer dan alleen een wettelijke verplichting. Het biedt talrijke voordelen voor bedrijven, met name op het gebied van efficiëntie, kostenreductie en transparantie.

          1. Automatisering van processen: Door het gebruik van gestructureerde gegevens zoals XML kan de factuurverwerking grotendeels worden geautomatiseerd. Dit vermindert de handmatige gegevensinvoer en de daarmee gepaard gaande fouten. Het verzenden, verwerken en opslaan van de facturen gebeurt automatisch en kan naadloos worden geïntegreerd in bestaande ERP-systemen (Enterprise Resource Planning).
          2. Kostenbesparing: Het verminderen van papier, porto en handmatige werkzaamheden leidt tot aanzienlijke besparingen. Bovendien vervalt de tijdrovende archivering van papieren documenten. E-facturen kunnen ruimtebesparend en conform de wet digitaal worden bewaard. Volgens studies kunnen bedrijven door de overstap naar elektronisch...sche Rechnungen bis zu 60 % der Kosten einsparen.
          3. Transparantie en traceerbaarheid: E-facturen bieden een betere traceerbaarheid en transparantie van de factuurketen. Door de digitale opslag en verwerking kunnen werkprocessen gemakkelijker worden gevolgd, wat vooral met het oog op audits en nalevingsvereisten van groot voordeel is.
          4. Duurzaamheid: Het vermijden van papier ondersteunt de duurzaamheidsdoelen van bedrijven. Dit leidt niet alleen tot lagere papier- en printkosten, maar ook tot minder milieueffecten.

Neoxum GmbH: Een pionier in de e-factuur

Al vele jaren geen papieren rekeningen meer.

Al vele jaren vermijden we zowel bij het verzenden als het ontvangen van facturen papieren facturen. In plaats daarvan sturen we al jaren PDF-facturen naar onze klanten en vragen we onze leveranciers en partners om facturen in PDF-formaat te sturen. Terugkijkend hebben we hierdoor veel bomen gespaard, geen ordners meer nodig gehad en de volledige boekhouding digitaal uitgevoerd. Al vele jaren hoeven we voor het opstellen van de boekhouding en de jaarrekening geen enorme hoeveelheden ordners en papieren documenten meer naar ons accountantskantoor te sturen. Dankzij de digitale boekhouding besparen we flink op CO2!

Logische consequentie: Vroegtijdige invoering van de e-factuur

Om aan de eisen van de moderne factuurverwerking te voldoen, heeft Neoxum GmbH zich al vroeg op de behoeften van de digitalisering ingesteld. Vanaf 01-10-2024 zal Neoxum e-facturen aanbieden volgens de nieuwste standaarden van de formaten XRechnung en ZUGFeRD. Daarbij heeft de klant de vrije keuze tussen de nieuwste of desgewenst oudere versies van de formaten. Deze flexibiliteit stelt de klanten van Neoxum in staat om hun facturatieprocessen efficiënt en in overeenstemming met de operationele omstandigheden vorm te geven.

Conclusie: De toekomst behoort toe aan de e-factuur

De e-factuur is een fundamenteel onderdeel van de digitalisering in Duitsland en Europa. Ze versnelt processen, vermindert kosten en maakt een duurzamere werkwijze mogelijk. Bedrijven die vroegtijdig overstappen op de e-factuur profiteren van deze voordelen en zorgen ervoor dat ze aan de wettelijke voorschriften voldoen. Neoxum GmbH bewijst door haar bereidheid om vroegtijdig te voldoen aan de eisen voor e-factuurverwerking dat ze een betrouwbare en moderne partner is voor deze overgang. Bovendien handelen we al vele jaren duurzaam door af te zien van papieren facturen.

Voor bedrijven van alle groottes geldt: Hoe eerder zij de e-factuur implementeren, des te meer profiteren zij van de concurrentievoordelen van digitalisering.

nl_NLDutch
de_DEGerman en_USEnglish sv_SESwedish it_ITItalian nl_NLDutch