Non ha nulla a che fare con le protezioni per display: Neoxum può già gestire e-fatture, XRechnung e ZUGFeRD!

La fattura elettronica in Germania: fattore chiave per il futuro della fatturazione digitale

Il mondo della fatturazione sta attraversando una trasformazione digitale che porta con sé vantaggi significativi. Un elemento centrale di questa trasformazione è la fattura elettronica (e-fattura), che viene introdotta gradualmente in Germania. L'obiettivo di questa innovazione digitale è rendere i processi di gestione delle fatture più efficienti, veloci e meno soggetti a errori. Le aziende si trovano ora di fronte alla sfida di adattarsi a questo cambiamento per rimanere competitive. Questo post sul blog affronta l'introduzione e le varianti della e-fattura, la sua struttura e le possibilità pratiche di utilizzo in azienda. Inoltre, viene illustrato quali passi importanti aziende come la Neoxum GmbH intraprendono per poter rispondere tempestivamente alle esigenze del mercato.

Varianti della fattura elettronica: Fattura XML pura e PDF con XML allegato

Una fattura elettronica può essere disponibile in diversi formati, con due varianti particolarmente diffuse:

1. 1. Fattura XML pura: Questo formato è composto esclusivamente da dati XML strutturati. Un file XML contiene tutti i dati rilevanti della fattura in un modo che ne consente l'elaborazione completamente automatica. Si tratta di un file difficile da leggere per gli esseri umani. Il vantaggio è che si tratta di un formato di dati strutturato e ricercabile, particolarmente adatto per processi contabili automatizzati.
   2. File PDF con file XML allegato: Si tratta visivamente di una classica fattura in formato PDF. Ciò che rende speciale questo formato è che viene allegato anche un file XML che fornisce i dati leggibili dalla macchina. Questa "fattura ibrida" unisce i vantaggi di un file PDF facile da leggere con la possibilità di elaborazione automatizzata del formato XML. Questo offre la massima flessibilità, poiché il destinatario della fattura può sia utilizzare la visualizzazione PDF sia elaborare i dati in modo automatico.

Struttura della fattura elettronica

La fattura elettronica non è solo un'immagine digitale della fattura cartacea fisica. Si basa su formati ben strutturati, in cui i campi dati sono chiaramente definiti. Ciò consente un'elaborazione automatizzata e senza problemi. Tra i dati standardizzati che contiene, ci sono, tra l'altro:

1. 1. • Informazioni sul mittente (emittente della fattura)
      • Informazioni del destinatario
      • Dettagli delle voci di fattura (come descrizione dell'articolo, quantità, prezzo)
      • Condizioni di pagamento
      • Informazioni fiscali (ad es. IVA, aliquote fiscali)
      • Note o informazioni aggiuntive

La struttura della fattura elettronica si basa su standard internazionali ed europei che consentono la compatibilità e l'interoperabilità tra diversi sistemi software.

Esempio di una fattura elettronica: struttura XML

Come appare un file xml di questo tipo? Sul sito web https://www.e-rechnung-bund.de/standard-xrechnung-3-0-1/ si trova il download del seguente esempio di una e-fattura in formato xml:

<?xml version="1.0" encoding="UTF-8"?>
<ubl:Invoice xmlns:ubl="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2"
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             xmlns:cbc="urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:CommonBasicComponents-2">
    <cbc:CustomizationID>urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0</cbc:CustomizationID>
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    <cbc:IssueDate>2016-04-04</cbc:IssueDate>
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    <cbc:Note>#ADU#Es gelten unsere Allgem. Geschäftsbedingungen, die Sie unter […] finden.</cbc:Note>
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                <cbc:CompanyLegalForm>123/456/7890, HRA-Eintrag in […]</cbc:CompanyLegalForm>
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            <!-- dies ist eine nicht existerende aber valide IBAN als test dummy -->
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        <cbc:Note>Die letzte Lieferung im Rahmen des abgerechneten Abonnements erfolgt in 12/2016 Lieferung erfolgt / erfolgte direkt vom Verlag</cbc:Note>
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Diventa evidente che un file XML non è leggibile senza una conoscenza approfondita. Per questo motivo, i file XML vengono letti in linea di principio esclusivamente dalle macchine (computer). Tuttavia, esistono alcuni strumenti software, come ad esempio il Quba Viewer, che rendono i file XML delle fatture elettroniche leggibili per le persone.

XRechnung e ZUGFeRD: I formati consolidati

In Germania si sono affermati in particolare due formati di fattura elettronica: XRechnung e ZUGFeRD.

1. 1. • • XRechnung è il formato preferito per il settore pubblico, poiché soddisfa i requisiti della direttiva UE 2014/55/UE. Si tratta di un formato basato esclusivamente su XML, progettato appositamente per consentire l'elaborazione automatizzata completa delle fatture.
        • ZUGFeRD (Zentrale User Guida del Forum elettronico Ricevute Della Germania) offre diverse versioni, tra cui ZUGFeRD Basic, Comfort ed Extended, che coprono requisiti di complessità diversa. La particolarità di ZUGFeRD risiede nella sua natura ibrida: integra sia il file XML per l'elaborazione automatica sia una versione PDF leggibile dall'uomo della fattura.

Qual è la differenza tra XRechnung ed E‑Rechnung?

Una fattura elettronica (E-fattura) conforme alla norma UE è una fattura creata, trasmessa e ricevuta in formato strutturato per consentire un'elaborazione automatica ed elettronica senza interruzioni. Progettata come formato di dati semantici, l'E-fattura permette l'importazione senza interruzioni dei dati delle fatture nei sistemi di elaborazione. Si basa su un formato XML strutturato, principalmente concepito per la leggibilità da parte delle macchine. Con l'ausilio di programmi di visualizzazione, il set di dati XML può essere reso leggibile per le persone. Esistono diversi standard e specifiche per la fatturazione elettronica, come ad esempio lo standard XRechnung. XRechnung rappresenta un adattamento nazionale della norma europea EN 16931, una cosiddetta Specifica di Utilizzo della Fattura Core (CIUS). Per adattare lo standard europeo EN 16931 alle esigenze specifiche di ciascun paese, ogni stato membro definisce una propria CIUS. In Germania, l'adattamento nazionale è denominato XRechnung e serve per l'attuazione uniforme dei requisiti dei committenti pubblici a livello federale, così come in molti Länder e comuni.

Fattura elettronica in azienda: vantaggi e utilizzo redditizio

Il passaggio alle fatture elettroniche è più di un semplice obbligo legale. Offre numerosi vantaggi per le aziende, in particolare nei settori dell'efficienza, della riduzione dei costi e della trasparenza.

1. 1. • • 1. Automazione dei processi: Grazie all'uso di dati strutturati come XML, l'elaborazione delle fatture può essere ampiamente automatizzata. Ciò riduce l'inserimento manuale dei dati e gli errori ad esso associati. La trasmissione, l'elaborazione e l'archiviazione delle fatture avvengono automaticamente e possono essere integrate senza problemi nei sistemi ERP (Enterprise-Resource-Planning) esistenti.
          2. Risparmio sui costi: La riduzione di carta, affrancatura e attività manuali porta a risparmi significativi. Inoltre, viene eliminata l'archiviazione dispendiosa in termini di tempo dei documenti cartacei. Le fatture elettroniche possono essere conservate digitalmente in modo conforme alle normative e occupano meno spazio. Secondo studi, le aziende possono risparmiare fino al 60% dei costi passando alle fatture elettroniche.
          3. Trasparenza e tracciabilità: Le fatture elettroniche offrono una migliore tracciabilità e trasparenza della catena di fatturazione. Grazie all'archiviazione e alla elaborazione digitale, i flussi di lavoro possono essere seguiti più facilmente, il che è particolarmente vantaggioso in relazione ad audit e requisiti di conformità.
          4. Sostenibilità: Rinunciare alla carta supporta gli obiettivi di sostenibilità delle aziende. Ciò porta non solo a costi inferiori per carta e stampa, ma anche a minori impatti ambientali.

Neoxum GmbH: Un pioniere nella fatturazione elettronica

Da molti anni ormai rinuncia alle fatture in formato cartaceo.

Da molti anni ormai rinunciamo alle fatture cartacee sia nell'invio che nella ricezione delle fatture. Invece, inviamo ai nostri clienti fatture in formato PDF e richiediamo ai nostri fornitori e partner l'invio di fatture in formato PDF. Così, guardando indietro, abbiamo risparmiato molti alberi, evitato l'uso di raccoglitori e svolto l'intera contabilità in modo digitale. Da molti anni ormai non dobbiamo inviare alla nostra consulenza fiscale una grande quantità di raccoglitori e documenti cartacei per la preparazione della contabilità e del bilancio annuale. Grazie alla contabilità digitale, risparmiamo una notevole quantità di CO₂!

Logica conseguenza: introduzione anticipata della fattura elettronica

Per soddisfare le esigenze della moderna elaborazione delle fatture, Neoxum GmbH si è presto adattata alle necessità della digitalizzazione. A partire dal 01.10.2024, Neoxum offrirà fatture elettroniche secondo gli standard più recenti dei formati XRechnung e ZUGFeRD. In questo contesto, il cliente ha la libertà di scegliere tra le versioni più recenti o, su richiesta, anche quelle più vecchie dei formati. Questa flessibilità consente ai clienti di Neoxum di strutturare i loro processi di fatturazione in modo efficiente e in linea con le condizioni operative.

Conclusione: Il futuro appartiene alla fattura elettronica

La fattura elettronica è un elemento fondamentale della digitalizzazione in Germania e in Europa. Accelera i processi, riduce i costi e consente un modo di lavorare più sostenibile. Le aziende che passano tempestivamente alla fattura elettronica traggono vantaggio da questi benefici e garantiscono la conformità alle normative legali. La Neoxum GmbH dimostra, attraverso la sua disponibilità a soddisfare tempestivamente i requisiti per l'elaborazione delle fatture elettroniche, di essere un partner affidabile e moderno per questa transizione. Inoltre, operiamo in modo sostenibile da molti anni evitando l'uso di fatture in formato cartaceo.

Per le aziende di tutte le dimensioni vale: prima implementano la fattura elettronica, più traggono vantaggio dai vantaggi competitivi della digitalizzazione.