Es hat nichts mit Displayschutz zu tun: Neoxum kann jetzt schon e-Rechnung, XRechnung und ZUGFeRD!

von | Okt 3, 2024 | Nachhaltigkeit, Über uns

Es hat nichts mit Displayschutz zu tun: Neoxum kann jetzt schon e-Rechnung!

Die e-Rechnung in Deutschland: Schlüsselfaktor für die Zukunft der digitalen Rechnungsstellung

Die Welt der Rechnungsstellung durchläuft einen digitalen Wandel, der weitreichende Vorteile mit sich bringt. Ein zentraler Bestandteil dieses Wandels ist die e-Rechnung (elektronische Rechnung), die in Deutschland schrittweise eingeführt wird. Ziel dieser digitalen Innovation ist es, Prozesse der Rechnungsbearbeitung effizienter, schneller und weniger fehleranfällig zu gestalten. Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, sich auf diesen Wandel einzulassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Dieser Blogbeitrag thematisiert die Einführung und Varianten der e-Rechnung, ihre Struktur sowie die praktischen Einsatzmöglichkeiten im Unternehmen. Zudem wird aufgezeigt, welche wichtigen Schritte Unternehmen wie die Neoxum GmbH setzen, um frühzeitig auf Marktbedürfnisse reagieren zu können.

Varianten der e-Rechnung: Reine XML-Rechnung und PDF mit angehängtem XML

Eine e-Rechnung kann in verschiedenen Formaten vorliegen, wobei zwei Varianten besonders verbreitet sind:

    1. Reine XML-Rechnung: Dieses Format besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten. Eine XML-Datei enthält alle relevanten Rechnungsdaten in einer Art und Weise, die es ermöglicht, sie vollständig maschinell zu verarbeiten. Dabei handelt es sich um eine vom Menschen schwer zu lesende Datei. Der Vorteil dabei ist, dass es sich um ein durchsuchbares, strukturiertes Datenformat handelt, das insbesondere für automatisierte Buchhaltungsprozesse geeignet ist.
    2. PDF-Datei mit angehängter XML-Datei: Hierbei handelt es sich optisch um eine klassische PDF-Rechnung. Das Besondere an diesem Format ist jedoch, dass zusätzlich eine XML-Datei angehängt wird, die die maschinenlesbaren Daten bereitstellt. Diese “Hybrid-Rechnung” vereint die Vorteile einer einfach zu lesenden PDF-Datei mit der automatisierten Verarbeitbarkeit des XML-Formats. Dies bietet die größte Flexibilität, da der Rechnungsempfänger sowohl die PDF-Ansicht nutzen, aber auch die maschinellen Daten verarbeiten kann.

Struktur der e-Rechnung

Die e-Rechnung ist nicht nur ein digitales Abbild der physischen Papierrechnung. Sie basiert auf wohlstrukturierten Formaten, in denen die Datenfelder klar definiert sind. Das ermöglicht eine reibungslose, automatisierte Weiterverarbeitung. Zu den standardisierten Daten, die darin enthalten sind, gehören unter anderem:

      • Angaben zum Absender (Rechnungsersteller)
      • Empfängerinformationen
      • Details zu den Rechnungspositionen (wie Artikelbeschreibung, Menge, Preis)
      • Zahlungsbedingungen
      • Steuerinformationen (z.B. Umsatzsteuer, Steuersätze)
      • Anmerkungen oder Zusatzinformationen

Die Struktur der e-Rechnung basiert auf internationalen und europäischen Standards, die die Kompatibilität und Interoperabilität zwischen verschiedenen Softwaresystemen ermöglichen.

Beispiel einer e-Rechnung: xml Struktur

Wie sieht nun so eine xml-Datei aus? Auf der Webseite https://www.e-rechnung-bund.de/standard-xrechnung-3-0-1/ findet sich der Download auf das folgende Beispiel einer e-Rechnung im xml Format:

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Es wird deutlich, dass eine xml Datei ohne tiefe Kenntnisse nicht lesbar ist. Aus diesem Grunde werden xml-Dateien im Prinzip ausschließlich durch Maschinen (Computer) gelesen. Allerdings finden sich einige Softwaretools, wie z.B. den Quba Viewer, die die xml Dateien der eRechnungen für den Menschen lesbar darstellen.

XRechnung und ZUGFeRD: Die etablierten Formate

In Deutschland haben sich besonders zwei Formate der e-Rechnung durchgesetzt: XRechnung und ZUGFeRD.

        • XRechnung ist das bevorzugte Format für den öffentlichen Sektor, da es den Anforderungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht. Es handelt sich um ein rein XML-basiertes Format, das speziell darauf ausgelegt ist, die vollständig automatisierte Rechnungsverarbeitung zu ermöglichen.
        • ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) bietet verschiedene Versionen, u. a. ZUGFeRD Basic, Comfort und Extended, die jeweils unterschiedlich komplexe Anforderungen abdecken. Die Besonderheit von ZUGFeRD liegt in seiner hybriden Natur: es integriert sowohl die XML-Datei für die maschinelle Verarbeitung als auch eine menschenlesbare PDF-Version der Rechnung.

Eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) gemäß EU-Norm ist eine Rechnung, die in einem strukturierten Format erstellt, elektronisch übermittelt und empfangen wird, um eine medienbruchfreie automatische und elektronische Verarbeitung zu ermöglichen. Als semantisches Datenformat konzipiert, erlaubt die E-Rechnung den medienbruchfreien Import von Rechnungsdaten in Verarbeitungssysteme. Sie basiert auf einem strukturierten XML-Format, das primär für die maschinelle Lesbarkeit ausgelegt ist. Mithilfe von Visualisierungsprogrammen kann der XML-Datensatz für den Menschen lesbar gemacht werden. Es existieren verschiedene Standards und Spezifikationen für die elektronische Rechnungsstellung, wie etwa der Standard XRechnung. XRechnung stellt eine nationale Anpassung der Europäischen Norm EN 16931 dar, eine sogenannte Core Invoice Usage Specification (CIUS). Um den europäischen Standard EN 16931 an länderspezifische Anforderungen anzupassen, definiert jedes Mitgliedsland eine eigene CIUS. In Deutschland wird die nationale Anpassung als XRechnung bezeichnet und dient der einheitlichen Umsetzung der Anforderungen öffentlicher Auftraggeber auf Bundesebene sowie in vielen Ländern und Kommunen.

E-Rechnung im Unternehmen: Vorteile und gewinnbringender Einsatz

Die Umstellung auf e-Rechnungen ist mehr als nur eine gesetzliche Verpflichtung. Sie bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Effizienz, Kostenreduktion und Transparenz:

          1. Automatisierung der Prozesse: Durch den Einsatz strukturierter Daten wie XML kann die Rechnungsverarbeitung weitgehend automatisiert werden. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und die damit verbundenen Fehler. Die Übermittlung, Bearbeitung und Ablage der Rechnungen erfolgt automatisch und lässt sich nahtlos in bestehende ERP-Systeme (Enterprise-Resource-Planning) integrieren.
          2. Kostenersparnis: Die Reduzierung von Papier, Porto und manuellen Tätigkeiten führt zu deutlichen Einsparungen. Zudem entfällt die zeitaufwendige Archivierung von Papierbelegen. e-Rechnungen können platzsparend und gesetzeskonform digital aufbewahrt werden. Laut Studien können Unternehmen durch die Umstellung auf elektronische Rechnungen bis zu 60 % der Kosten einsparen.
          3. Transparenz und Nachverfolgbarkeit: E-Rechnungen bieten eine bessere Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Rechnungskette. Durch die digitale Speicherung und Verarbeitung lassen sich Arbeitsabläufe leichter nachverfolgen, was insbesondere im Hinblick auf Audits und Compliance-Vorgaben von großem Vorteil ist.
          4. Nachhaltigkeit: Der Verzicht auf Papier unterstützt die Nachhaltigkeitsziele von Unternehmen. Dies führt nicht nur zu niedrigeren Papier- und Druckkosten, sondern auch zu geringeren Umweltauswirkungen.

Neoxum GmbH: Ein Vorreiter bei der e-Rechnung

Seit vielen Jahren schon Verzicht auf Rechnungen in Papierform

Bereits seit vielen Jahren verzichten wir sowohl beim Rechnungsversand, als auch beim Rechnungsempfang auf Papierrechnungen. Stattdessen senden wir unseren Kunden seit vielen Jahren schon PDF-Rechnungen und fordern von unseren Lieferanten und Partnern die Zusendung von Rechnungen im PDF Format. So habe wir rückblickend sehr viele Bäume verschont, auf Aktenordner verzichtet und die komplette Buchhaltung digital durchgeführt. Viele Jahre schon müssen wir zur Erstellung der Buchhaltung und der Erstellung des Jahresabschlusses keine Unmengen an Ordnern und Papierdokumenten an unsere Steuerkanzlei versenden. Durch die digitale Buchhaltung sparen wir ordentlich CO2 ein!

Logische Konsequenz: Frühzeitige Einführung der e-Rechnung

Um die Anforderungen der modernen Rechnungsverarbeitung zu erfüllen, hat sich die Neoxum GmbH frühzeitig auf die Bedürfnisse der Digitalisierung eingestellt. Ab dem 01.10.2024 wird Neoxum e-Rechnungen nach den aktuellsten Standards der Formate XRechnung und ZUGFeRD anbieten. Dabei hat der Kunde die freie Wahl zwischen den neusten oder auf Wunsch auch älteren Versionen der Formate. Diese Flexibilität ermöglicht es den Kunden von Neoxum, ihre Rechnungsprozesse effizient und den betrieblichen Gegebenheiten entsprechend zu gestalten.

Fazit: Die Zukunft gehört der e-Rechnung

Die e-Rechnung ist ein elementarer Baustein der Digitalisierung in Deutschland und Europa. Sie beschleunigt Prozesse, reduziert Kosten und ermöglicht eine nachhaltigere Arbeitsweise. Unternehmen, die frühzeitig auf die e-Rechnung umstellen, profitieren von diesen Vorteilen und stellen sicher, dass sie den gesetzlichen Vorgaben gerecht werden. Die Neoxum GmbH beweist durch ihre Bereitschaft zur frühzeitigen Erfüllung der Anforderungen an die e-Rechnungsverarbeitung, dass sie ein verlässlicher und moderner Partner für diese Umstellung ist. Zudem agieren wir seit vielen Jahren nachhaltig durch den Verzicht auf Rechnungen im Papierformat.

Für Unternehmen aller Größenordnungen gilt: Je früher sie die e-Rechnung implementieren, desto mehr profitieren sie von den Wettbewerbsvorteilen der Digitalisierung.

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